Maestri di padel e tennis: chi incassa, chi paga il campo e quanto resta al circolo

La sera del banco

Sono le dieci, il circolo si svuota e bisogna chiudere i conti delle lezioni. Oggi ce ne sono state sei. Tre allievi hanno pagato direttamente il maestro. Due hanno pagato al banco. Uno ha usato la card da dieci lezioni. E un maestro deve ancora tre campi della settimana scorsa.

Chi deve quanto a chi? Nella maggior parte dei circoli la risposta sta in un quaderno, in un foglio Excel o nella memoria di chi era al banco. Funziona finché non ci sono discussioni, e con i soldi le discussioni arrivano sempre.

Il problema non è la mancanza di un software: è che le lezioni, nei circoli veri, funzionano in due modi diversi, spesso con lo stesso maestro. Un sistema che ne conosce uno solo costringe a fare l'altro a mano.

Due modi di fare lezione, anche con lo stesso maestro

O l'allievo è cliente del circolo: paga il circolo, che poi paga il maestro. Oppure il maestro porta i suoi allievi: li fa pagare lui e al circolo paga soltanto il campo. PallaGialla gestisce tutti e due i modi, e sulla singola lezione il circolo sceglie «Chi paga?».

Il default dipende dal maestro, ma si cambia lezione per lezione: lo stesso maestro stipendiato la sera può fare lezioni private sue. Su una lezione con pagamenti già registrati «Chi paga?» è bloccato — prima si annullano i pagamenti — così i conti non cambiano sotto i piedi.

I tre profili del maestro

• Freelance — lavora in proprio, anche in più circoli. Per ogni lezione del circolo gli spetta il prezzo della lezione meno il campo.
• Stipendiato — è pagato dal circolo, e vale anche per il proprietario che insegna. Le lezioni del circolo sono tutte del circolo.
• Esterno — un'opzione che si combina con le due sopra: il circolo lo gestisce ma non lo mostra ai giocatori. Nell'app non compare e non si prenota.

Ogni maestro ha la sua scheda nel pannello con cinque sezioni: informazioni e listino, disponibilità settimanale, periodi bloccati per ferie e assenze, lezioni e storico, Conto Campi. Si crea a mano, collegando un utente già registrato oppure con un invito.

La regola: al circolo il campo, il resto al maestro

Non ci sono percentuali da configurare. Al circolo spetta il campo, il resto è del maestro. È una scelta: è la regola con cui la maggior parte dei circoli ragiona già, ed è l'unica che il maestro e il circolo possono controllare a colpo d'occhio.

Il listino del maestro

Ogni maestro ha un prezzo per formato: privata, doppia, tripla, partita-lezione. Il circolo sceglie se il listino indica il prezzo totale della lezione (il default) o la quota a testa. Con il totale, la quota di ogni allievo è il totale diviso per gli allievi, arrotondato ai dieci centesimi.

Il costo del campo

Vale per primo l'eventuale accordo personale del maestro, se il circolo l'ha impostato — anche a zero, per chi paga un affitto mensile fisso, per il proprietario o per un accordo particolare. Altrimenti si usa la tariffa lezioni del circolo per tipo di campo — indoor, coperto, scoperto — proporzionata alla durata: novanta minuti a 15 € l'ora fanno 22,50 €.

Quote e costo del campo si fissano sulla prenotazione: se domani il circolo cambia le tariffe, i conti dei mesi passati non si muovono. Se si toglie un allievo, il formato scende da solo — una doppia diventa privata — e le quote si ricalcolano. Il motore dei prezzi è uno solo per pannello, app e server: la stessa lezione costa uguale ovunque la si guardi.

L'allievo prenota dall'app, il maestro conferma

1. L'allievo apre Maestri, sceglie il maestro, il formato, il giorno e un orario libero.
2. Invia la richiesta, e il server ricontrolla tutto: che il maestro sia libero secondo disponibilità e periodi bloccati, che esista un campo davvero libero rispetto a orari del circolo, chiusure e altre prenotazioni, che l'allievo sia iscritto al circolo e non sospeso. Se nel frattempo lo slot è stato preso, la richiesta viene rifiutata con un messaggio chiaro.
3. Per i posti che mancano — una doppia prenotata da uno solo — il sistema mette un ospite, così formato e prezzo restano giusti.
4. Il maestro riceve la richiesta con una notifica push e nel centro notifiche, e dalla sua agenda conferma o rifiuta con un tocco.
5. L'allievo riceve l'esito, anche lui con push e centro notifiche.

Si prenota dentro la finestra che decide il circolo, di base da 2 ore a 30 giorni prima, e i maestri esterni non compaiono. Dopo la lezione l'allievo può lasciare una recensione, e il rating compare sulla scheda del maestro.

Il maestro nell'app

Ha un'agenda con le richieste da confermare, le lezioni in programma e quelle passate. Accetta e Rifiuta sono direttamente sulla card, e la notifica di una nuova richiesta porta dritta all'agenda. Può anche creare le sue lezioni fino a 120 giorni avanti, con allievi registrati od ospiti: sono confermate subito, e diventano un affitto campo se è freelance o una lezione del circolo se è stipendiato.

Dal pannello: lezioni singole, ricorrenti e fasce orarie

Dal calendario si crea una lezione con l'interruttore «Chi paga?», e listino e costo del campo li calcola lo stesso motore dell'app. Dalla sezione Maestric'è una procedura guidata in cinque passi — maestro, allievi, tipo, data con campo e durata, conferma — che crea anche lezioni ricorrenti: ogni settimana per un certo numero di volte o fino a una data. Le date in conflitto le salta da sola, e dice quali ha saltato.

Quando si fanno lezioni

Il circolo decide le fasce orarie delle lezioni in due modalità:

• Libero — il maestro sceglie qualsiasi orario disponibile.
• Rigido — solo negli orari definiti dal circolo. Serve a proteggere le ore di punta, quando i campi vanno ai giocatori.

Nel calendario il tooltip della lezione dice chi paga: «Affitto campo» con importo e stato, oppure «Lezione del circolo» con lo stato degli allievi — pagato, due su tre, da pagare. E il blocco dell'affitto campo diventa verde quando il maestro ha pagato.

Al banco ognuno paga come vuole, anche «al maestro»

In una lezione del circolo ogni allievo paga per conto suo, dal menu PAGA della lezione:

Ogni pagamento si annulla con una freccetta, sempre con una conferma. La voce «Al maestro» è quella che di solito manca: registra che l'allievo ha pagato il maestro invece del circolo, senza far entrare niente in cassa, e il conto del maestro lo sa.

In un affitto campo invece c'è una riga sola, «Campo · nome del maestro», con tre possibilità: contanti, POS oppure sul conto, se il maestro salda a fine settimana o a fine mese.

Il Conto Campi: chi deve cosa a chi

Sta nella scheda del maestro, mese per mese, con il saldo aperto di tutti i mesi: gli arretrati non si perdono cambiando mese. Conta solo le lezioni già svolte; quelle future stanno «In programma».

Affitti campo: quanto deve il maestro

Tre numeri: Da saldare, Sul conto e Pagati nel mese. Con «Salda il conto» un solo incasso, in contanti o POS, chiude tutti i campi in sospeso. Le correzioni sono scritte in parole semplici — aggiungi al dovuto, togli dal dovuto, azzera il conto — con il motivo obbligatorio, e sono tutte annullabili e tracciate. Se il maestro ha versato più del dovuto, il conto lo dice: «Il maestro è in credito».

Lezioni del circolo: quanto il circolo deve al maestro

Da girare è quanto spetta al maestro freelance per le lezioni del circolo. Una lezione ci entra solo quando è svolta e tutti gli allievi hanno pagato, o hanno usato la card o l'omaggio: il circolo non anticipa soldi che non ha incassato.

Con «Paga il maestro» il circolo registra quanto gli ha dato, in contanti o con bonifico, con una nota — per esempio il riferimento del bonifico. Un solo pagamento chiude più lezioni insieme, e si annulla con una conferma riportando i conti a prima.

Ogni lezione ha il suo stato:

• In programma · Allievi da pagare · Da girare · Girato · Circolo, per lo stipendiato, che non ha niente da ricevere.
• Da restituire — se un allievo viene rimborsato dopo che il maestro è stato pagato, il sistema non blocca niente: mostra che il maestro ha ricevuto più del dovuto.
• Campo dovuto — se gli allievi di una lezione del circolo hanno pagato il maestro, è il maestro a dovere il campo al circolo.

Quanto resta al circolo

In Contabilità i campi pagati dai maestri entrano negli incassi con la loro categoria, Campo maestri. Una card dedicata, Quote maestri, mette in fila tre numeri: incasso netto, quote pagate ai maestri, resta al circolo, con l'elenco dei pagamenti ai maestri — quelli annullati restano visibili, barrati.

I pagamenti ai maestri non si mescolano con gli incassi, così l'«Incasso di oggi» resta vero. Tutto si esporta in CSV ed Excel, con un foglio dedicato alle quote maestri per il commercialista, e ogni operazione finisce nel log attività scritta in una frase leggibile: chi, cosa, quanto, per quale lezione.

Sul piano della sicurezza: il maestro può confermare o rifiutare solo le proprie lezioni, i pagamenti al maestro passano solo dal server e li vedono solo gli amministratori del circolo.

Lezione-Partita e card lezioni

La Lezione-Partita

Il maestro apre una partita in cui gioca lui come quarto giocatore, con quota zero; i tre allievi pagano ciascuno la propria quota. Nell'app ha una card viola dedicata, distinta da partite e lezioni. Aperta dal maestro non è legata alle sue fasce di disponibilità né a quelle delle lezioni del circolo, ma restano sempre gli orari di apertura, le chiusure e il campo libero. Si paga al banco come una partita.

Le card lezioni

Il circolo crea le sue card — per esempio «10 lezioni» — e le vende al banco in contanti o POS, con ricevuta, oppure nel negozio dell'app, dove l'allievo le paga con carta. Valgono per formato di lezione e si scalano dal menu PAGA dell'allievo. E una lezione annullata, anche per pioggia, torna sulla card in automatico. Come si creano, si vendono e si scalano, card ingressi comprese, lo spieghiamo nella guida su carnet padel e card prepagate.

Quello che non facciamo, e perché

Niente percentuali. Nessun 70/30 da configurare: al circolo il campo, il resto al maestro. Chi ha un accordo diverso lo esprime con il suo costo del campo, anche a zero.

Niente soldi che passano da noi verso il maestro. PallaGialla calcola e registra; i pagamenti li fa il circolo, con i suoi mezzi.

La lezione oggi non si paga dall'app. Si prenota dall'app e si paga al circolo, oppure al maestro.