Gestire corsi e scuola tennis e padel: iscrizioni, rate, pioggia e recuperi senza foglietti

La scuola del circolo, oggi

Settembre, al banco: il foglio delle iscrizioni, i nomi dei bambini con il telefono dei genitori, le quote segnate a penna e un gruppo WhatsApp per avvisare quando piove. A novembre arrivano le domande vere: chi ha pagato la seconda rata? Quante lezioni sono saltate, e quando si recuperano? Quel bonifico arrivato senza causale, di chi è?

Una scuola tennis o padel è un piccolo mondo dentro il circolo: decine di allievi, spesso minorenni, maestri e campi fissi ogni settimana, quote a rate e famiglie che vogliono sapere. Con fogli e chat, tenere insieme tutto è un secondo lavoro.

In PallaGialla corsi e accademie sono una parte del gestionale: il pannello per la segreteria, l'app del circolo per le famiglie e per i maestri. Questa guida li segue dall'iscrizione all'ultima lezione, con le schermate del circolo demo: nomi e numeri sono di fantasia.

Tutta la scuola in una schermata

La pagina Corsi e Accademie si apre con cinque numeri: corsi attivi, iscritti, incassato su quanto atteso, rate in ritardo e lezioni da recuperare. Sotto c'è una card per ogni corso, con giorni e orari, campi e maestri, posti occupati, incassi e gli avvisi che contano: le rate in ritardo, le richieste d'iscrizione da guardare, il prossimo open day.

I corsi si raggruppano in programmi, per esempio «Scuola Tennis 2026/27» e «Scuola Padel 2026/27»: l'accademia del circolo è il programma, i corsi ne sono le classi. Tennis, padel e pickleball funzionano allo stesso modo: lo sport si sceglie quando si crea il corso.

Creare un corso: le date si fanno da sole

Il corso si crea con una procedura guidata in quattro passi:

1. 01Cosa e chi — nome, programma, sport, età o fascia di livello, maestri e posti.
2. 02Quando — il periodo, i giorni, gli orari e i campi, e le pause, come le vacanze di Natale.
3. 03Quota — il totale e le rate: unica soluzione, mensili, oppure date e importi scelti a mano.
4. 04Iscrizioni — chiuse, su richiesta o dirette, visibili o no nell'app, e l'open day prima del corso.

Prima di salvare, PallaGialla mostra tutte le date del corso e segna i conflitti: un campo già occupato, anche da una prenotazione fissa; un maestro già impegnato in una lezione; una chiusura del circolo; un orario fuori dall'apertura. Per ogni data in conflitto si sceglie se saltarla, cambiare campo o cambiare maestro.

Salvato il corso, le date entrano nel calendario del circolo con il loro colore. I campi sono occupati per tutta la stagione e il maestro risulta impegnato: nessuno può prenotargli una lezione privata alla stessa ora, né dal pannello né dall'app. Nel calendario, un clic sulla lezione di un corso mostra chi viene, chi ha avvisato che manca, le rate e i kit.

Iscrizioni: dal banco e dall'app

Dal banco

La segreteria apre il corso e preme «Iscrivi allievo». L'allievo può essere un socio con il suo account oppure un bambino senza account: bastano nome, cognome e data di nascita, più chi paga, che può essere un genitore con l'app o anche solo un nome con il telefono. I fratelli già iscritti da quel genitore vengono proposti da soli.

Il prezzo e le rate arrivano dal corso, ma si cambiano sul singolo iscritto: lo sconto per i fratelli, chi entra a metà stagione, chi paga tutto subito.

Dall'app del circolo

Se il circolo mette il corso in vetrina, le famiglie lo trovano nell'app, in home e nella sezione Corsi: giorni e orari, età, posti rimasti, prezzo e rate. Con «Iscriviti» si iscrive sé stessi o un figlio, e si dà il consenso per le foto. L'esito lo decide il sistema, con le regole del corso:

• iscrizione diretta: si entra subito, finché ci sono posti;
• su richiesta, o fuori dalla fascia di età o di livello: la segreteria vede la richiesta e decide, e alla famiglia arriva la notifica;
• corso pieno: lista d'attesa, e quando si libera un posto è la segreteria a scegliere chi entra.

I posti si contano nel momento dell'iscrizione: due famiglie sull'ultimo posto non entrano insieme.

L'open day: la prova gratis che diventa iscrizione

Le prove dentro le lezioni del corso sono un problema: serve qualcuno che segua chi prova, e il gruppo rallenta. Per questo c'è l'open day: una giornata gratuita prima del corso, che le famiglie prenotano dall'app.

Si accende con un interruttore nel corso, e se ne fissano quanti se ne vuole: se il primo si riempie, se ne aggiunge un altro. Finché c'è un open day con posti liberi, nell'app il corso mostra «Prova gratis» e in home compare la card dell'open day. La famiglia prenota il posto, anche per un altro figlio.

Dopo la giornata, per chi conferma, la segreteria preme «Iscrivi al corso»: il bambino entra come nuovo iscritto, con la quota e le rate del corso, e alla famiglia arriva la notifica. Se nel frattempo il corso si è riempito, finisce in lista d'attesa.

L'open day può entrare anche nel programma degli eventi del mese: dalla card in home la famiglia arriva dritta a «Prenota il posto». Lo spieghiamo nella guida su come gestire gli eventi del circolo.

Quote e rate: si sa sempre chi ha pagato

Ogni iscritto ha le sue rate, con la scadenza e lo stato. Il corso mostra quanto è stato incassato su quanto è atteso, e le rate in ritardo sono contate in cima, corso per corso. Le rate si pagano in due modi:

Al banco, «Incassa» accetta anche un acconto, e ogni incasso ha il suo numero di ricevuta. Un errore si corregge con lo storno, che toglie dalle rate esattamente quello che era stato versato. Tutto finisce in Contabilità, nella voce Corsi, con il bonifico come metodo a sé.

La ricevuta per il 730

I corsi per ragazzi sono il caso tipico della detrazione: il 19% su una spesa fino a 210 € l'anno per ogni ragazzo dai 5 ai 18 anni. Perché valga servono una ricevuta con i dati giusti e un pagamento tracciabile: dal 2020 i pagamenti in contanti non si detraggono.

Dopo «Incassa», PallaGialla prepara la ricevuta 730. Importo, metodo, data e stagione li prende dall'incasso; i codici fiscali di chi paga e del ragazzo vengono controllati. Le rate che non si detraggono, come la tessera, il kit o l'assicurazione, stanno su righe separate: il totale torna con il versamento, e il detraibile è solo l'attività sportiva. In contanti la ricevuta 730 non si fa.

A fine anno l'attestazione 730 dell'allievo somma tutti i suoi corsi. Se un incasso viene stornato o rimborsato, la sua ricevuta si annulla da sola. Le ricevute le fanno il titolare e gli amministratori del circolo. Socio, tesserato e ricevute li spieghiamo anche nella guida su libro soci, certificato medico e ricevute 730.

Pioggia, chiusure e recuperi

È la domanda di ogni genitore, da ottobre in poi: «Oggi si gioca?». In PallaGialla una lezione saltata per pioggia si annulla, non si cancella: resta nel corso come «da recuperare».

Se era un errore, «Ripristina» riattiva la lezione, se i campi sono ancora liberi.

Quando chiude il circolo

Una chiusura del circolo, per una festa o per un lavoro sui campi, annulla da sola le lezioni dei corsi che ci cadono dentro. Il pannello chiede se vanno recuperate, e le famiglie ricevono una sola notifica per corso, anche se le lezioni saltate sono più di una.

Quando manca l'allievo

Se l'allievo non può venire, la famiglia tocca «Non veniamo» nell'app, fino all'inizio della lezione, e il maestro riceve la notifica. Una lezione persa per un'assenza personale non si recupera; se il circolo vuole regalarla, aggiunge una data a mano.

Il maestro: il gruppo in tasca

Il maestro usa la stessa app del circolo. In «I tuoi gruppi» trova i suoi corsi, e le lezioni dei corsi compaiono nella sua agenda insieme alle lezioni private. Per ogni lezione ha:

• chi viene, chi ha avvisato che manca e chi viene a provare;
• Chiama e WhatsApp su ogni allievo, con il telefono di chi paga (il genitore, per un bambino);
• «Annulla per pioggia», con la notifica alle famiglie;
• una nota per le famiglie sulla lezione;
• una notifica a ogni assenza annunciata, così non deve aprire l'app per controllare.

Le famiglie vedono il numero del maestro solo se lui lo vuole: c'è un interruttore nel suo profilo, acceso di default. I soldi invece restano alla segreteria: nell'app del maestro non ci sono quote né rate. Come si tengono i conti con i maestri lo spieghiamo nella guida su chi incassa e chi paga il campo.

Le famiglie: la scuola nell'app del circolo

Per i genitori la scuola sta nell'app del circolo, con il suo nome e il suo logo. Nella sezione Corsi trovano:

• «I miei corsi», divisi per figlio: la prossima lezione, la stagione mese per mese, le rate con il loro stato, il kit e le lezioni da recuperare;
• «Non veniamo» e «Ci saremo» su ogni lezione futura;
• le rate da pagare con un tocco;
• i maestri, con Scrivi, WhatsApp e Chiama;
• chi viene alla lezione, con nome e iniziale del cognome;
• le notifiche quando qualcosa cambia: la pioggia, una lezione spostata, un recupero fissato.

La chat del corso è a due vie: scrivono il circolo e i maestri, e le famiglie rispondono. Per le comunicazioni urgenti c'è la notifica, che arriva anche con l'app chiusa. E le lezioni dei corsi compaiono anche in «Le mie lezioni», insieme alle lezioni private.

L'app del circolo è gratis su iPhone e Android

Kit, presenze ed export

Il kit del corso

Se il corso comprende il kit (maglietta, pantaloncini, quello che decide il circolo), ogni iscritto ha la sua taglia, una sola o pezzo per pezzo, e lo stato: da consegnare o consegnato, con la data e chi l'ha dato. In cima alla scheda Iscritti c'è il riepilogo per l'ordine al fornitore, da copiare o stampare in PDF. Se il kit si paga a parte, è una rata del piano.

Le presenze nel registro

A fine lezione, nel registro attività del circolo compaiono gli allievi a lezione e gli assenti che avevano avvisato, con un colore dedicato. Gli allievi a lezione si contano da soli: tutti gli iscritti, meno chi aveva detto «Non veniamo».

Excel e PDF

«Esporta» scarica il corso in Excel, con allievi, rate, incassi, lezioni, registro e kit, oppure come scheda PDF da stampare, con i dati del corso, gli allievi, le rate in ritardo e le lezioni.

Fine stagione: certificato e rinnovo

Il certificato medico dell'allievo è collegato alla sua iscrizione, con la scadenza sotto controllo. E per la stagione dopo il corso si rinnova, senza ricominciare da capo.

Un corso si conclude quando non ha più lezioni in programma. Se restano lezioni da recuperare, il pannello lo dice prima: una volta concluso il corso, non si recuperano più.